近幾年國家陸續(xù)發(fā)布了有關(guān)電子文件、電子檔案管理的法律法規(guī)文件，電子檔案管理體系基本建立。

一是《電子公文歸檔管理暫行辦法》， 2018年12月24日發(fā)布施行的國家檔案局第14號令。文件打破了以往電子文件在系統(tǒng)里的處理方式。

二是《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》， 2019年4月26日國務(wù)院發(fā)布的第716號令。文件明確了電子簽名，電子印章，電子證照和電子檔案的法律效力，為廣泛意義上的電子文件單軌制運行，同時也為建設(shè)工程行業(yè)工程項目的電子文件單軌制運行掃清了部分障礙，打通了構(gòu)建建設(shè)行業(yè)電子文件在線生成、歸檔、移交的生態(tài)環(huán)境的最后一公里路。

三是新修訂的《檔案法》，2020年6月20日發(fā)布，2021年1月1日起實施。文件專門提到：在來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子檔案和傳統(tǒng)的檔案具有同等的法律效力，為建設(shè)項目電子檔案的單套制管理提供了法律支撐。

一是《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》。中辦、國辦2019年初發(fā)布。

二是《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》。 財政部、國家檔案局2020年3月發(fā)布。

三是《關(guān)于收費公路通行費電子票據(jù)開具匯總等有關(guān)事項的公告》。交通運輸部、財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局2020年4月發(fā)布。

以上政策性文件的發(fā)布對檔案部門實現(xiàn)對電子檔案的前端控制提供了政策保障。

規(guī)范化是電子文件單軌制運行、電子檔案單套制管理的必備前提。近10年來，國家檔案局發(fā)布了多個電子文件、電子檔案管理相關(guān)的操作規(guī)范。最新的主要是2019年以來發(fā)布的幾個標(biāo)準(zhǔn)：

一是《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）。

二是《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）。

三是《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）。

國家層面-技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

2019年，住建部發(fā)布了關(guān)于國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》局部修訂的公告。

1、明確了建設(shè)工程編制一套電子檔案并隨紙質(zhì)檔案一并移交移交的雙套制仍有效；

2、若電子檔案簽署了具備法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案。對建設(shè)單位和主管部門來說，電子檔案均具備合法性、經(jīng)濟(jì)性、可共享性和高效性；

3、電子檔案和電子文件的標(biāo)準(zhǔn)出臺，為城建檔案工作的電子化發(fā)展帶來新機(jī)；極大的幫助主管部門和企業(yè)提高工作效率、響應(yīng)國家節(jié)能減排、綠色建造的號召，為智慧城市建設(shè)和大數(shù)據(jù)建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

國家層面--試點推進(jìn)

2018年，國家檔案局以市政項目、水利工程項目等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目為試點，逐步推廣電子檔案管理的建設(shè)和運用。

地方層面-以四川省檔案館為例

1、地方主管部門積極響應(yīng)國家檔案建設(shè)號召，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、確保檔案的完整性、安全新和可共享性；

2、“雙套制”作為檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到點子檔案的過度手段，是目前四川作為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的良好方案。

行業(yè)層面--交通運輸

交通運輸部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了國家檔案局關(guān)于印發(fā)《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的通知。

1、本《辦法》中明確了電子文件歸檔和電子檔案管理能更好的服務(wù)國家建設(shè)項目的建設(shè)、運行和管理；

2、真實、完整、可用和安全的電子文件和電子檔案對提供管理效率、促進(jìn)信息共享和長期保存有明顯的優(yōu)勢；

3、《辦法》中明確了政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理納入項目建設(shè)計劃和項目驗收要求；

4、《辦法》中明確了電子檔案的管理要求、技術(shù)要求及信息系統(tǒng)功能要求；表達(dá)了項目建設(shè)過程中的電子檔案建設(shè)是信息化建設(shè)的重要組成單元。

除此之外，“十四五” 期間還將陸續(xù)推出了《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》、《電子檔案單套制管理一般要求》、《電子檔案證據(jù)保全規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

這幾年，國家檔案局開展了電子文件歸檔和電子檔案管理的試點，相關(guān)經(jīng)驗日益豐富。

2017年，國家檔案局聯(lián)合發(fā)改委選定33家企業(yè)（第一批）開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點，截至2020年12月，共驗收23家，第一批試點工作基本完成。2018年又選定27家（第二批）企業(yè)開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點，截至2020年12月，共驗收11家。兩批試點累計驗收34家。

? 階段性成果&案例--第一批試點驗收

第一批電子檔案試點項目主要以市政和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目為代表，其順利驗收標(biāo)志著電子檔案從技術(shù)上已經(jīng)成熟可行。

階段性成果&案例--第二批試點驗收

通過與工程建設(shè)信息化系統(tǒng)的充分融合，基于工程管理信息化平臺及大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理已經(jīng)具備技術(shù)能力；對電子檔案在提升工程項目建設(shè)過程中的管理效率、綠色建造和節(jié)能減排將帶來更多價值。

2019年，國家檔案局與財政部、商務(wù)部、稅務(wù)總局分2批選定21家單位聯(lián)合開展電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔試點，2020年1月份已驗收7家，2020年12月完成了剩余14家企業(yè)的驗收。

2020年，國家檔案局聯(lián)合國務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室，選擇了30家單位，以電子文件形成與辦理、電子文件歸檔、電子檔案移交接收和長期保存為主要任務(wù)，進(jìn)行試點。試點結(jié)束之后，將形成一個電子文件單套歸檔與電子檔案單套管理流程，并對經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)推廣。

主動融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，在國家相關(guān)政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求。

著力推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。

大力推進(jìn)“增量電子化”，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收；繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，使電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。

推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。

加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。

加強電子檔案長期保存技術(shù)和管理研究，創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲與驗證體系，保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性，推動電子檔案數(shù)據(jù)化管理與開發(fā)利用。

電子檔案管理的發(fā)展趨勢將從線上填報、線下審批發(fā)展成線上填報+審批，資料歸檔方式也將由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案。在當(dāng)前政策支持，近幾年開始項目基本都會采用線上資料+電子檔案的形式來進(jìn)行管理。

前期資料填報上，存在表單樣式不統(tǒng)一、填報效率低、進(jìn)度不直觀、經(jīng)濟(jì)成本高等特點，進(jìn)而導(dǎo)致資料歸檔時，資料來源分散、歸檔周期長、歸檔進(jìn)度難控制、資料再利用不便等困難。所以，針對這種現(xiàn)狀和問題，工程電子檔案管理軟件應(yīng)運而生。

電子檔案管理系統(tǒng)是滿足建設(shè)項目紙質(zhì)文件和電子文件收集、整理、歸檔以及電子檔案保管、查詢、利用等服務(wù)的整體。系統(tǒng)使用具有合法CA機(jī)構(gòu)認(rèn)證的電子簽章和電子驗章技術(shù)，并可對接各地區(qū)的檔案館（局），以促進(jìn)無紙化辦公和提升檔案信息化為目標(biāo)。同時工程文件可以和BIM模型進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)工程文件歸檔的可視化管理，進(jìn)一步滿足交通部提出的工程建設(shè)和工程資料“同步收集、同步整理、同步歸檔”要求。工程文件將具有無紙化、可視化等特點。

1、規(guī)范性

系統(tǒng)功能框架設(shè)計符合國家檔案局電子檔案管理系統(tǒng)要求，進(jìn)一步規(guī)范了檔案管理工作。

2、便利性

案卷檔號、封面、案卷目錄、備考表等自動生成，并能夠?qū)n案進(jìn)行保管、查詢、統(tǒng)計等服務(wù)，實現(xiàn)電子文件的資源共享。

3、安全性

建立檔案異質(zhì)異地安全備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，有效保證數(shù)據(jù)的安全性。

4、開放性

與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，按照預(yù)立卷規(guī)則直接收集符合歸檔要求的電子文件。并對電子簽章無效以及錯、漏簽的文件進(jìn)行標(biāo)識、退回。

5、利用性

按時間和類別統(tǒng)計各類檔案報表，幫助項目管理者準(zhǔn)確、快速、實時掌握項目檔案工作情況。

6、三同步

對接BIM平臺，對工程文件的收集、整理、歸檔進(jìn)行可視化管理，進(jìn)一步實現(xiàn)交通部提出的三同步要求，大大增強了檔案管理的時效性。

在國家政策指引下，未來采用合適的電子檔案管理系統(tǒng)，將會帶來很大的社會價值和行業(yè)價值。社會價值方面，將實現(xiàn)資料數(shù)字化、推動無紙化辦公，進(jìn)而實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)節(jié)約；行業(yè)價值方面，未來，資料行業(yè)BIM+信息化技術(shù)的發(fā)展，將提高信息利用率，打造更多示范工程。

權(quán)限控制。為業(yè)主和各參建單位檔案專職人員分配電子檔案系統(tǒng)登錄權(quán)限和功能權(quán)限；

設(shè)置檔案分類和文件收集范圍。后臺設(shè)置整個項目檔案分類；前端業(yè)主和參建單位設(shè)置各自的文件收集范圍；

設(shè)置組卷規(guī)則。按照檔案分類設(shè)置組卷規(guī)則，比如：檔號、立卷單位、保管期限、盒裝數(shù)量等；

文件著錄。新增文件信息，比如：文件題名、責(zé)任者、文件編號、密級等；

紙質(zhì)原文上傳。紙質(zhì)文件信息錄入后，原文從本地進(jìn)行上傳、接收；

電子原文對接。和質(zhì)檢計量系統(tǒng)對接，采用預(yù)立卷規(guī)則對質(zhì)檢評定資料進(jìn)行快速收集；

預(yù)組案卷。文件排序后組卷并對組卷后的案卷進(jìn)行鑒定，比如：案卷題名、檔號等。案卷的封面、卷內(nèi)目錄、備考表自動生成；

電子簽章。備考表的立卷人和檢查人采用合法CA機(jī)構(gòu)認(rèn)證的數(shù)字證書進(jìn)行電子簽章；

魯班軟件基于BIM的業(yè)財檔一體化解決方案，在電子簽章、預(yù)組案卷、電子原文對接等方面功能顯著。從檔案管理角度來說符合檔案管理的基本規(guī)則，同時也契合建設(shè)行業(yè)里建設(shè)工程文件的特征，不論是組卷特征、分類特征還是再利用特征等。

1）江西信江航運樞紐項目打造計量、質(zhì)檢、電子文檔一體化數(shù)字建造平臺。

該項目電子文檔管理亮點有：1.數(shù)字建造形成工程信息大數(shù)據(jù)。2.一體化電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了資料的可追溯目標(biāo)。3.電子檔案管理成果顯著。

江西信江航運樞紐項目—2019年度“交通部科技示范項目”

平臺使用統(tǒng)計數(shù)據(jù)：計量支付審批資金約35億元；線上質(zhì)檢表格累計12萬+份。

江西信江航運樞紐工程由八字嘴航電樞紐和雙港航運樞紐兩個項目組成，主要工程為3個主體土建標(biāo)，6個庫區(qū)防護(hù)標(biāo)，27個設(shè)備類標(biāo)，投資總概算63.97億元。本項目是《全國內(nèi)河航道與港口布局規(guī)劃》和《江西省“十三五”綜合交通運輸體系規(guī)劃》重點項目，也是實現(xiàn)2020年信江III級航道通航的關(guān)鍵項目。委托單位是江西省港航建設(shè)投資集團(tuán)有限公司。

江西信江航運樞紐項目累計獲得11項省部級獎項：2021年度中國公路學(xué)會交通BIM創(chuàng)新獎一等獎；中國建筑業(yè)協(xié)會第六屆BIM大賽一等獎；第五屆科創(chuàng)杯BIM大賽一等獎；第四屆優(yōu)路杯BIM大賽金獎等。

2）自貢市富榮產(chǎn)城融合帶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目研發(fā)應(yīng)用一體化電子文檔管理系統(tǒng)

該項目一體化電子文檔管理系統(tǒng)功能創(chuàng)新點有：1.電子簽章具有法律效力；2.線上審批提高管理效率；3.數(shù)據(jù)可追溯實現(xiàn)質(zhì)量可控。

自貢市富榮產(chǎn)城融合帶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目—打造市政項目BIM+電子檔案的應(yīng)用標(biāo)桿

平臺使用統(tǒng)計數(shù)據(jù)：質(zhì)量安全管理3千余處；電子資料填報15萬+份；線上協(xié)同人數(shù)400+人。

項目委托單位為中交自貢城市建設(shè)發(fā)展有限公司，項目全長24.65km。

3）廣西荔玉高速公路項目打造超大型公路工程BIM+電子檔案的應(yīng)用標(biāo)桿

該項目貫穿各業(yè)務(wù)流程的電子文檔管理環(huán)節(jié)：1.BIM+GIS調(diào)度指揮中心；2.質(zhì)檢計量管理子系統(tǒng)中的電子文檔管理環(huán)節(jié)；3.電子檔案管理成果顯著。

電子歸檔統(tǒng)計數(shù)據(jù)：施工單位錄入電子文件120萬余頁、組卷1萬+卷；系統(tǒng)共錄入影像文件2.8萬張；監(jiān)理單位錄入電子文件40萬余頁、組卷3823卷、項目公司組卷2369卷。

本項目路線全長261.6km，項目批復(fù)概算230.6億，委托單位為廣西交通投資集團(tuán)有限公司。獲得獎項榮譽有2項軟件著作權(quán)申報，發(fā)表核心期刊論文3篇。

*以上內(nèi)容整理自中國檔案學(xué)會理事、四川省檔案領(lǐng)軍專家、四川大學(xué)檔案學(xué)系史江教授在《數(shù)字時代，BIM+建設(shè)工程電子檔案管理趨勢與實施路徑》線上公益講座中的分享內(nèi)容，由魯班軟件整理發(fā)布，轉(zhuǎn)載請注明來源。